Rahvusarhiivi ajaveeb

Hindamisest

Hanno Vares, arhiivinõunik

Sõnaga „hindamine“ seondub enamusel meist esimese hooga tavaliselt kaks asja – õpilased (kelle teadmisi hinnatakse) ja kinnisvara (mille väärtust hinnatakse). Hindamisel on oma tähendus aga ka arhiivinduses. Hindamisel otsustatakse, kas dokumendil on olemas väärtus, mis põhjendab selle säilitamist arhiivis praeguste ja tulevaste põlvede hüvanguks. Maksumaksja vaatenurgast (kes teab hästi, et säilitamine on kallis tegevus, sest see nõuab arhiive ja inimesi ja süsteeme) tähendab see põhjendust – sellist teavet on mõttekas säilitada. Tavakodanikule, kes ei mõtle alati maksumaksja positsioonilt, on aga oluline, et säilib tükike kultuuripärandit. Lihtsamalt öeldes, hindamisel otsustataksegi, millised dokumendid on meie kultuuripärand.

Miks dokumente hinnatakse?
Kõike pole võimalik alles hoida. Jah, digitaalsed andmekandjad odavnevad, need ei võta palju riiuliruumi ja see justkui võimaldaks teist lähenemist. Digitaalne teave rikneb aga andmekandjate ja vormingute vananemisest tingituna kiiresti. Et see oleks kasutatav, tuleb digitaalse teabega pidevalt tegeleda. Tähendab see aga ikkagi ressursse. Õigupoolest on hindamine omaette valdkonnana arhiivindusse sisenenud just seetõttu, et ametiasutustes loodud dokumentide hulk on alates II Maailmasõja lõpust pidevalt suurenenud. See pole mingil ajaperioodil näidanud vähimatki vähenemise tendentsi. Eelmisel sajandil ehk nö pabermaailmas oli see kasv hoomatav (umbes nii, et iga 10 aasta vältel loodi samapalju dokumente kui eelnenud kahe kümnendi vältel). Tänapäeva infoajastul on kasv hoomamatu (umbes nii, et poole aasta vältel luuakse samapalju informatsiooni, kui kogu inimkonna ajaloos kuni 2003. aastani). Et mitte valida ühe võimatu (alles hoida kõik) ja ühe halva (mitte midagi alles hoida) võimaluse vahel, hinnatakse Rahvusarhiivis dokumente.

Miks Rahvusarhiiv dokumente hindab?
Demokraatlikes ühiskondades otsustab reeglina avalik arhiiv, millised dokumendid on kultuuripärand ja mis väärivad seetõttu riiklikku püsivat säilitamist. See on justkui sõltumatu eksperthinnangu andja roll, mis ei tohi olla kallutatud päevapoliitikast või mistahes muust mõjutajast. Eestis kannab sellist rolli aga ka seadusejärgset kohustust Rahvusarhiiv (avalike arhiividena lisaks veel Tallinna, Narva ja Maardu Linnaarhiivid). Ka asutused tegelevad eneste loodud dokumentidele väärtuse määramisega. Nad peavad otsustama, millist teavet tuleb dokumentidena hallata ja kui kaua (millise säilitustähtajaga) alal hoida. Rahvusarhiiv valib dokumente hinnates sellest välja püsiva väärtusega tükikese kultuuripärandit.

Kuidas dokumente hinnatakse?
Nagu avalikel arhiividel üle maailma on ka Rahvusarhiivil olemas hindamispoliitika (sedastus sellest, milline teave on väärtuslik) ning hindamisstrateegia (milliseid meetodeid kasutades otsustatakse väärtuse üle). Üleüldise infotulva tingimustes pole enam ammu võimalik igat dokumenti või teabetükki hindamiseks eraldiseisvana üle vaadata. Selleks on teised meetodid. Otsustamaks selle üle, kas dokument on väärtuslik või mitte, tuleb esmalt kaaluda nende funktsioonide ja ülesannete olulisust, mille käigus dokumendid on loodud. Seda, et näiteks koristusteenust pakkuva linnaettevõtte ja hariduspoliitikat kujundava ministeeriumi dokumendid on ühiskonnale erineva väärtusega, saab öelda ilma dokumente nägemata. Oluliste funktsioonide dokumente analüüsitakse vastavalt hindamiskriteeriumidele – teabe unikaalsus, uurimispotentsiaal, ajaraam (millisest ajaperioodist pärinevad) jms. Hindamise peamiseks tööriistaks on asutuse dokumentide loetelu. Avalikke ülesandeid täitvatele asutustele on selle pidamine Eestis kohustuslik. See liigitab dokumendid ja seob need asutuse funktsioonide ja protsessidega.
Hindamise juures on kriitilise tähtsusega otsustusprotsessi ja tulemuste võimalikult täpne dokumenteerimine – hindamisotsus. Ühelt poolt peab avalikkus aru saama, miks sellised otsused tehtud on. Tuleb ju mõista, et kui midagi valitakse välja, siis midagi jääb valimata. Teisalt peab hindamisotsus asutusele olema arusaadav ja ka rakendatav.

Taustalugemist
Arhiiviseadus
Rahvusarhiivi hindamispoliitika ja –strateegia
Hindamisotsused

4 comments on “Hindamisest

  1. Kati Sein
    28. Jan 2015

    Väga hea lugemine, aitäh, Hanno!

    Aga palun täpsusta üht asja. Sa ütled väga mitmes kohas seda, et see, mis hindamise käigus sõelale jääb, on tükike kultuuripärandit, Siit jääb mulje, nagu tegeleks RA ennekõike kultuuripärandi säilitamisega. Tegelikult see pole ju päris täpne: nn tõendusväärtusega asjad ja näiteks EV lepingud teiste riikide ning rahvusvaheliste organisatsioonidega ei kõla väga kultuuri moodi, aga neid hoiame ju samuti. Kas siin on vahe selles, et et on olemas dokumentide või arhiivimoodustajate kategooriaid, mis hindamisele ei lähegi, sest on siililegi selge, et nad lähevad ilma hindamiseta otse Rahvusarhiivi?

    • Hanno Vares
      30. Jan 2015

      Aitäh, Kati, küsimuse eest!

      Kultuuripärandi defineerimine (aga seda Su küsimusele vastamine eeldaks) on keeruline ja tänamatu töö ning Madis mind võtku, kui ma seda teha püüaksin. Aga mida võin küll öelda on see, et tõendusväärtuse teisenemine teabeväärtuseks toimub imelihtsalt ja on paljuski kinni nende inimeste vaatenurkades, hobides, uurimissuundades ja laiemalt peades, kes mingi info otsa komistab või teadlikult satub. Näiteks – rutiinselt asutustes hoitud isikupõhised personalitoimikud (mille tõendusväärtus pole kuigi pikk) saavad päris kindlasti sugupuu-uurijatele allikmaterjaliks tulevikus, st teabeväärtust (vt RA hindamisotsust 10.1.2014 nr 2 personalitöö isikutoimikute kohta). EV lepingud teiste riikidega on kindlasti kultuuripärand, kui kultuuri mõistetakse veidi laiemalt (mõtiskle nt sõnade kehakultuur ja saunakultuur üle), kuid üldistada ei saa, ka siin tuleks vaadata konteksti – milliste funktsioonide täitmisel need lepingud on tekkinud ja sõlmitud.

      Mis puudutab avaliku sektori asutusi, siis nende funktsioonide olulisust on kõigil hinnatud ja selle põhjal moodustunud asutuste kategooriatele on arhiivinduslikust vaatevinklist antud kaks väärtust (A – kas võib tekkida arhiiviväärtuslikke dokumente või B-arhiiviväärtuslikke dokumente ei teki).See nn makrohindamine on teostatud (RA hindamisotsus 30.12.2011 nr 548). Seega tegelikult kõik need dokumendid, mis tekivad maksumaksja raha eest teostatavate funktsioonide käigus, läbivad hindamise.

      Hanno Vares

  2. Kati Sein
    30. Jan 2015

    Tänud, Hanno!

    Madisest hoolimata võib julgelt vaadata asjale nii, et kõik inimeste loodu on kultuur (ja miks mitte arvata selle hulka ka muu fauna elutegevuse ilminguid), mulle sobib ka selline vaatevinkel hästi. Arhiivis hoitav kirjeldab kõik meie kultuuri, olgu laialt või kitsalt mõistetut.

    Mind lükkas kommentaari kirjutama see, et “sõelale jääb tükike kultuuripärandit” konfliktis mu senise arvamisega, et egas’ arhiiviväärtuslikuks hinnata a i n u l t “kultuurilise väärtusega” dokumente, vaid ikka selliseid ka, mille e s m a n e väärtus on muus kui kultuuri iseloomustamises. Näiteks millegi tõestamises.

    • Hanno Vares
      30. Jan 2015

      Ahjaa – see “tükike kultuuripärandit” on tegelikult kirjutatud arusaamas, et sama valdkonnaga laiemalt tegelevad ju ka muuseumid, raamatukogud, erakogujad jne jne. Rahvusarhiiv paneb sellele “majale” ühe klotsi juurde.

      Tänud, Kati, kommenteerimast!

Lisa kommentaar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Muuda )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Muuda )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Muuda )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Muuda )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on 22. Jan 2015 by in Huvitav arhivaal and tagged , , .

Navigeerimine

%d bloggers like this: