Rahvusarhiiv avas 15. detsembril ASTRA keskkonnas asutustele mõeldud lahenduse arhiiviülevaate koostamiseks ja selles teabe haldamiseks.
Mis on arhiiviülevaade?
Asutusel tuleb oma teavet alal hoida selleks kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Sellel ajal peab teave olema leitav ja kättesaadav. Peale säilitustähtaega tuleb aga teave hävitada või arhiiviväärtuslike sarjade lõikes Rahvusarhiivile üle anda. Arhiiviülevaade ongi tööriist, mis aitab seda kõike teha.
Miks arhiiviülevaade ASTRAs?
Oleme oma igapäevatöös asutustega kohanud probleemi, kus erinevates vormingutes (excel, word, pdf), kandjatel (digi, aga ka paber) ja keskkondades (EDHS, kohtvõrk, siseveeb) arhiiviülevaade on raskelt kasutatav ja jagatav, ebatäielik teabe mõttes ja ajaliselt lünklik. ASTRA keskkonnas saab nüüd luua ja hallata arhiiviülevaadet, mis koondab „kirjud“ tabelid kohta, kus asutus juba teostab teisi arhiivitoimingud. Arhiiviülevaate loomisel saab hõlpsalt kasutada ASTRAs olevaid liigitusskeeme ja siduda teavet seal olevate andmekogudega selleks, et hallatud oleks asutuse kogu arhiiv.
Kas arhiiviülevaate pidamine ASTRAs on kohtustuslik?
Astras on arhiiviülevaate pidamine soovitatav. Kui asutus on endale juba loonud mugava ja käepärase lahenduse, saab ta selle kasutamist jätkata. ASTRAs loodud keskkond pakub hea võimaluse hallata mistahes säilitustähtajaga teavet kompaktses keskkonnas, mis vastab arhiivieeskirja §4 nõuetele ning on samas ka integreeritud liigitamise, üleandmise ja muude ASTRA funktsionaalsustega.
Milline on Rahvusarhiivi vaade?
Rahvusarhiiv on endiselt keskendunud vaid arhiiviväärtuslikule teabele. Arhiiviülevaadet võib vaja minna hindamise läbiviimiseks arhiivieeskirja §11 lõige 4 ulatuses.
Kuidas see käib?
ASTRAs, oma asutuse juures, on sakk „arhiiviülevaade“. Toimikuid saab lisada sarjade alla, mis on osa arhiivipuust. Arhiivipuud võib kopeerida liigitusskeemist või alustada nö nullist juhul, kui liigitusskeem ASTRAs puudub. Kiire lahendusena saab olemasolevaid või varasemaid ülevaateid laadida keskkonda ka failidena. Need on nüüd ühes keskkonnas ja vajadusel saab need detailsemalt toimikuteks „lahti võtta“. Andmekogud, mis moodustavad osa asutuse arhiivist, on arhiiviülevaates juba olemas, kuid neid saab alati juurde lisada. Ühes lihtsas vaates on nõnda koos kogu asutuse arhiiv.
Head kasutamist!
Arhiiviülevaate loomisel ja kasutamisel tekkivad probleemid saavad kõige kiirema lahenduse kirjutades aadressile astra@ra.ee.