Kiiresti arenevas infosüsteemide ja andmekogude maailmas on teabehaldurite töölaual üha olulisemaks teemaks muutunud migreerimine.

Migreerimise all mõistetakse analoogkandjal dokumentide teisendamist digitaalsele kujule, et tagada lihtsam juurdepääsetavus ja otsitavus. Andmekogude kontekstis tähendab migreerimine teabe teisaldamist andmekogude vahel, mis tavapäraselt toimub andmekogu versioonide uuendamisel või teabe ümberstruktureerimisel jõudluse, ühilduvuse või turvalisuse parandamiseks. Migreerimise käigus võib tekkida vajadus failivorminguid teisendada ehk viia vananenud failivormingud uude, arhiivipüsivasse failivormingusse.

Migreerimise eesmärk on enamasti sujuvam töökorraldus ja paremad teenused, kuigi tegemist võib olla keeruka ja kuluka protsessiga. Seetõttu panime kirja Rahvusarhiivi tähelepanekud enimlevinud kitsaskohtadest. Lisaks tõime välja nõuded ja soovitused, mis aitavad migreerimisprotsessi planeerida ja võimalikke riske maandada.

Migreerimine kui andmekandja muutmine 

Tänapäeval luuakse asutustes teavet enamasti digitaalselt. Teatud olukordades digiteeritakse ka paberil saabunud dokumendid, st migreerimine toimub dokumendihalduse tarkvarasse hõlmamise käigus. Neil juhtudel originaalkandjal dokument reeglina hävitatakse. Selline asjaajamise kord lähtub Vabariigi Valitsuse määrusest nimega Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, mille eesmärk on täisdigitaalne asjaajamine, sh hübriid-dokumendihalduse ning dokumentide dubleerimise vältimine.

Teabe asjaajamise käigus digiteerimisel on vajalik digiteerimisprotsessi dokumenteerimine asutuse teabehaldust reguleerivas aktis. Digiteerimisel tuleb tagada, et tuvastatav on digiteerimise teostaja, aeg ning kasutatud riist- ja tarkvara. Arhiiviväärtuslike dokumentide digiteerimisel tuleb kindlasti jälgida Rahvusarhiivi digiteerimise juhist, mis on kättesaadav siin.

Kui paberdokumentide asjaajamise käigus digiteerimise protsess on korrektselt dokumenteeritud ning vastab tehnilistele ja kirjeldusnõuetele, saab arhiiviväärtusliku ainese Rahvusarhiivi üle anda digitaalselt. Samuti ei näe Rahvusarhiiv vajadust paberil üksikdokumentide hävitamise dokumenteerimist hävitamisaktiga. Akt vormistatakse siis, kui teabe säilitustähtaeg on möödunud ning hävitatakse toimik, kuhu on hõlmatud dokumendi digitaalne versioon. 

Teine sagedane põhjus andmekandja muutmiseks on paberdokumentide massdigiteerimine, st juba varasemalt loodud paberkandjal dokumentide tagantjärgi suuremahuline digiteerimine. Erinevalt digiteerimisest igapäevase asjaajamise käigus, tuleb arhiiviväärtusliku ainese massdigiteerimise protsess juba varakult Rahvusarhiiviga kooskõlastada. Kokku lepitakse korrastamise ja kirjeldamise vajadus ja veendutakse, et protsess vastab eeltoodud digiteerimise juhisele. Selline teadlik tegevus tagab ainese ladusa üleandmise Rahvusarhiivi ega too kaasa võimalikke lisakulusid.

Migreerimine kui andmekogu vahetus
Andmekogu vahetamine tõstatub päevakorda enamasti siis, kui on vajadus uuendada vananenud tehnoloogiaid turvalisuse või käideldavuse tõttu.

Rahvusarhiivi kogemusele tuginedes on enim levinud tõrked andmekogu migreerimisel:

• teabe mittevastavus – uude süsteemi ülekandmisel on failid või andmed kas puudu või dubleeritud;
• dokumentide mitteavanemine – failid on justkui vanast süsteemist üle kandunud, kuid migreerimise käigus viga saanud;
• metaandmete muutumine – ülekandmise käigus on dokumendi kuupäevad üle kirjutatud nii, et teabe loomise kuupäev asendub migreerimise kuupäevaga;
• dokumentide terviklus – failivormingut on migreeritud kas ülekandmise-eelselt või selle käigus, mille tulemusena on kadunud dokumendi terviklus.

Eelpool loetletud riskide realiseerumist saab vähendada, kui lisaks hoolikale planeerimisele tehakse pärast migreerimist pisteline kontroll nii failide/teabe olemasolule, kui ka korrektsusele. Arhiiviväärtuslike dokumentide failivormingu migreerimist ei tohiks teostada asutus, sest vorminguvahetust teeb vajadusel avalik arhiiv peale seda, kui asutus on arhiiviainese üleandmise lõpetanud.  

Sama kehtib ka elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kohta, kus oluline on tagada dokumentidele pidev juurdepääsetavus ja tõhus toimimine. Hästi planeeritud migreerimine aitab organisatsioonidel vältida võimalikku andmete kadumist, vähendada hoolduskulusid ja integreeruda kaasaegsete tehnoloogiatega.

Migreerimisprotsessi kulude vähendamiseks ning täiendavate riskide maandamiseks soovitame arhiiviväärtuslikud dokumendid Rahvusarhiivi üle anda alati enne migreerimist.

Mida kindlasti meeles pidada?

Ükskõik milline suurem arhiiviväärtuslikku teavet puudutav migreerimisprojekt kooskõlasta kindlasti Rahvusarhiiviga. Küsimuste korral soovitame võtta ühendust asutust nõustava arhivaar-inspektoriga või kirjutada aadressil kogumine@ra.ee.