Sellenädalane ajaveebipostitus heidab Urvaste kalmistuplaanide näitel pilgu sellele, kui suur töö tuleb dokumentidega ära teha peale seda, kui nad on arhiivi jõudnud ja enne seda, kui nad digiteerituna Rahvusarhiivi virtuaalsesse uurimissaali jõuavad.

Küllike Pihkva, konservaator

Üldandmed

Urvaste kalmistu plaanid 1947-48 aastatest toodi Rahvusarhiivi 2010 aasta maikuus, kui EELK Urvaste Püha Urbanuse koguduse õpetaja Üllar Salumets need Eesti Vabariigile üle andis. 1941.aastal on samast kogudusest ENSV Riikliku Keskarhiivi toodud teisigi materjale.

Kollektsiooni kirjeldus
Kollektsiooni arhiivitähis: EAA1270-1-879/lehed 1-20

Kalmistuplaanide eestikeelne käsikirjaline, käsitsi koloreeritud kollektsioon koosneb kaheksateistkümnest originaalist, millest kaks on pilootplaanid. Plaane on enne arhiivi üle andmist erinevatel aegadel kserokopeeritud.

Materjalid: pilootplaanid ja 8 avaliku matmisepaiga plaani kalkapaberil, neist suuremat pilootplaani on pikendatud (takuse nööriga külge õmmeldud) teistest plaanidest õhema jätkuga, millest on praeguseks säilinud vaid fragment; 8 plaani on puidumassipaberil; koopiad koopiapaberitel, osad koopiad on moodustatud mitmest lehest neid servipidi kokku liimides.

Konserveerimise eesmärgid:

• Digitaliseerimiseks ettevalmistamine
• Konserveerimist vajavate plaanide seisundi parandamine – kasutatavuse taastamine ja tagamine
• Säilitustingimuste parendamine – vanade ebasobivate kaante eemaldamine, arhiivipüsivast materjalist uue säilitusümbrise tegemine
• Põhirõhk kalkamaterjalidel.

Kokkuvõtlik hinnang objekti seisundile enne konserveerimist

Halvas seisundis, kõrge säilivusriskiga plaanidel on esindatud kõik kahjustuste liigid.

Kõik plaanid olid vähem või rohkem kahjustunud. Kahjustuste tekkepõhjused saab üldiselt kaheks jagada: ühed on puudulikest hoidmis- ja käsitsemisviisidest põhjustatud; teised paberkalkadele ja puidumassipaberitele materjalipõhiselt iseloomulikud (oma koostise ja paberikiude purustavate tootmismeetodite poolest ei saagi need väga vastupidavad ja pika säilivusajaga materjalid olla, sest on happelised ja väga vastuvõtlikud valgus- jt kahjustuste tekkele).

Plaanid olid algselt olnud eraldi kaante vahele köidetud, kuid arhiivi jõudes olid need korratult ja segiläbi ühtede katkiste kaante vahele pressitud.
Kogudusele olulist infot kandvad suure kahjustusastmega plaanid senisel kujul oma funktsiooni teabeallikana ei täida, iga kasutuskord süvendab olemasolevaid ja/või põhjustab uusi kahjustusi.

Et vältida kaartide kasutamisel süvenevaid v lisanduvaid kahjustusi, tuleb konserveeritud kaartidest kasutuskoopiad teha.

Teostatud tööde tulemus pärast konserveerimist

Arhiivi vastu võtmisel oli kogudusest saadud materjal niivõrd halvas seisus, et vajas konserveerimist enne neist (põhjalikuma) ülevaate saamist. Samuti oli plaanide konserveerimine vajalik, et peatada kahjustuste süvenemine, tagada kollektsiooni edasine säilimine ja info kättesaadavus.
Urvaste kalmistuplaanid konserveeriti. Kõrge säilivusriskiga pabermaterjal puhastati, sirutati ja parandati eesmärgiga luua neist digikoopiad, taastada nende kasutatavus ning parendada säilitustingimusi.Varem kortsunud ja väga haprad (käsitsedes krõbisevad) kalkapaberid on nüüd puhtad, sirged ja märgatavalt elastsemad.

Konserveerimist vajavad plaanid eemaldati vanadest materjali ja konstruktsiooni poolest ebasobivatest ja -piisavatest kaantest. Kahjustunud, osaliselt puuduvaid happelisest papist kaasi ei konserveeritud ega asendatud. Lahtised plaanid ümbristati spetsiaalselt nende mõõtude järgi valmistatud arhiivipüsivast kartongist mapiga. Peale skaneerimist volditi kõige suurem plaan A 1 vanu (nüüd toestatud) murdejooni järgides uuesti kokku, et see koos teiste plaanidega ühte mappi mahuks. Ühte säilikusse kokku koondatud lehed eraldati üksteisest filterpaberiga materjalipõhiselt.

Peale konserveerimist anti – materjali korrastas arhivaar Ave Märjamaa – enne eraldi köidetud, kuid sisuliselt kokku kuuluvatele lehtedele ning kahele vanemale kserokoopiale arhiiviviide ning lehenumbrid. Seitse A4 uuemat, ilma juurdekirjutusteta kserokoopiat tagastati kogudusele.

Konserveeritud surnuaiaplaanidest valmistati kaardiskänneriga kvaliteetsed kasutus- ja tagatiskoopiad, mis EELK Urvaste kogudusele üleandmiseks salvestati DVD-plaadile. Kogudus kasutab edaspidi koopiaid.