2021. aasta suvel jõudis lõpule maavalitsuste dokumentide „mammutkogumine”. 1. jaanuaril 2018 tegevuse lõpetanud maavalitsuste teabe korrastamine ja Rahvusarhiivi üleandmine võttis aega üle 3 aasta. Uurijate käsutusse jõudsid lisaks 15 maavalitsuse põhitegevuse dokumentidele ka omandireformi dokumendid, paberkandjal ettevõtteregister ning kõige mahukama kogumina maavalitsustes hoitud Eesti perekonnaseisu arhiiv alates 1926. aastast. Perekonnaseisu arhiiv sisaldab kõiki sündide, surmade, abiellumiste, lahutuste, nimemuutuste jmt kandeid kuni Rahvastikuregistri kasutuselevõtuni 2000ndatel aastatel. Maareformiga seotud menetlusdokumentide nn maaüksuste juriidilised toimikud korrastati ja anti üle Maa-ameti katastriarhiivi.
Lisaks maavalitsuste arhiividele täienesid oluliselt ka nende eelkäijate – rajoonide täitevkomiteede erinevate osakondade ja allüksuste arhiivid ning paljude lastekodude ja koolide arhiivid üle Eesti. Nimetatud dokumendikogumid olid eri põhjustel maavalitsustes hoiul ning anti korrastustöö käigus nüüd Rahvusarhiivi.
Maavalitsuste dokumentide korrastamine ning vastuvõtt Rahvusarhiivi said teoks Rahandusministeeriumi koordineerimisel ning suure hulga inimeste koostöös. Rahandusministeeriumi regionaalhalduse osakonna maakondlikes talitustes töötas iga maavalitsuse dokumentide korrastamisel 1-4 arhivaari, tööd koordineeris keskselt Rahandusministeeriumi arhivaar. Rahvusarhiivi poolt nõustasid korrastustööd arhivaar-inspektorid.
Kõik üleantavad materjalid vajasid säilik-säiliku kaupa üle käimist. Paljudel puhkudel tähendas see põhjalikku korrastustööd, et „paberipakist” või kartoteegist saaks nõuetele vastav säilik. Arhivaaride käte vahelt käis läbi üle 200 000 paberkandjal säiliku, lisaks need, mis anti üle Maa-ametile. Mõned suured dokumentide kogumid rändasid korrastamise ootel läbi mitu maakonda. Näiteks endise Pärnu Maavalitsuse ruumid tuli vabastada enne, kui dokumendid üle anda jõuti. Nii said nende korrastamise enda õlule Järvamaa arhivaarid.
Maavalitsuste dokumendid olid eelnevalt hinnatud. Ometi tuli teha ka põhimõttelisemaid otsuseid – kas mingid dokumendid kuuluvad üleandmisele või pole neil arhiiviväärtust ning tuleks hävitada. Erilahendusi tuli leida dokumentidele, mida senised hindamisotsused ei hõlmanud ja mille arhiiviväärtus ei olnud nii üheselt selge. Aeganõudev oli maavalitsustesse jäänud nõukogudeaegsete dokumentide fondikuuluvuse selgitamine, neid tuli vajadusel hinnata, koostada kirjeldused jne.
Maavalitsuste tegutsemisaja viimast kümnendit iseloomustas üleminek digidokumentidele. Arhiveerimise vaatenurgast tähendas see digisündinud ja digitaalselt menetletud dokumentide kogumisega seotud väljakutseid. Digikogumisel tuli lahendada nii tehnilisi kui korrastamise-kirjeldamise küsimusi. Esmalt tuli toimima saada liidestus maavalitsuste dokumendihaldussüsteemi Delta ja Rahvusarhiivi arhiveerimismooduli UAM vahel. Lisaks tuli tegeleda sisulise korrastatusega – üle vaadata kirjelduselementide sisu, nt juurdepääsupiirangud. Hübriidsäilikute puhul dokumendid vajadusel digiteeriti. Väga mitmekesine oli failivormingute kasutus: keskmiselt 10, ühes maakonnas koguni 25 erinevat vormingut. Failide edastuse käigus ilmnenud vead tähendasid täienduste tegemist ning korduvaid edastusi.
Kokku lisandus aastatel 2018-2021 endistest maavalitsustest dokumente 166 erinevasse arhiivifondi, korrastati ja anti üle 213167 säilikut.
Rahvusarhiiv tänab ja teeb sügava kummarduse kõigile koostööpartneritele Rahandusministeeriumist. Tihe ja paljude osapooltega koostöö sujus ladusalt, Rahandusministeeriumi regionaalüksuste arhivaarid töötasid kirjude ja keerukate dokumendikogumitega professionaalselt, lahendustele orienteeritult ning südamega.