Hanno Vares, arhiivinõunik
Sõnaga „hindamine“ seondub enamusel meist esimese hooga tavaliselt kaks asja – õpilased (kelle teadmisi hinnatakse) ja kinnisvara (mille väärtust hinnatakse). Hindamisel on oma tähendus aga ka arhiivinduses. Hindamisel otsustatakse, kas dokumendil on olemas väärtus, mis põhjendab selle säilitamist arhiivis praeguste ja tulevaste põlvede hüvanguks. Maksumaksja vaatenurgast (kes teab hästi, et säilitamine on kallis tegevus, sest see nõuab arhiive ja inimesi ja süsteeme) tähendab see põhjendust – sellist teavet on mõttekas säilitada. Tavakodanikule, kes ei mõtle alati maksumaksja positsioonilt, on aga oluline, et säilib tükike kultuuripärandit. Lihtsamalt öeldes, hindamisel otsustataksegi, millised dokumendid on meie kultuuripärand.
Miks dokumente hinnatakse?
Kõike pole võimalik alles hoida. Jah, digitaalsed andmekandjad odavnevad, need ei võta palju riiuliruumi ja see justkui võimaldaks teist lähenemist. Digitaalne teave rikneb aga andmekandjate ja vormingute vananemisest tingituna kiiresti. Et see oleks kasutatav, tuleb digitaalse teabega pidevalt tegeleda. Tähendab see aga ikkagi ressursse. Õigupoolest on hindamine omaette valdkonnana arhiivindusse sisenenud just seetõttu, et ametiasutustes loodud dokumentide hulk on alates II Maailmasõja lõpust pidevalt suurenenud. See pole mingil ajaperioodil näidanud vähimatki vähenemise tendentsi. Eelmisel sajandil ehk nö pabermaailmas oli see kasv hoomatav (umbes nii, et iga 10 aasta vältel loodi samapalju dokumente kui eelnenud kahe kümnendi vältel). Tänapäeva infoajastul on kasv hoomamatu (umbes nii, et poole aasta vältel luuakse samapalju informatsiooni, kui kogu inimkonna ajaloos kuni 2003. aastani). Et mitte valida ühe võimatu (alles hoida kõik) ja ühe halva (mitte midagi alles hoida) võimaluse vahel, hinnatakse Rahvusarhiivis dokumente.
Miks Rahvusarhiiv dokumente hindab?
Demokraatlikes ühiskondades otsustab reeglina avalik arhiiv, millised dokumendid on kultuuripärand ja mis väärivad seetõttu riiklikku püsivat säilitamist. See on justkui sõltumatu eksperthinnangu andja roll, mis ei tohi olla kallutatud päevapoliitikast või mistahes muust mõjutajast. Eestis kannab sellist rolli aga ka seadusejärgset kohustust Rahvusarhiiv (avalike arhiividena lisaks veel Tallinna, Narva ja Maardu Linnaarhiivid). Ka asutused tegelevad eneste loodud dokumentidele väärtuse määramisega. Nad peavad otsustama, millist teavet tuleb dokumentidena hallata ja kui kaua (millise säilitustähtajaga) alal hoida. Rahvusarhiiv valib dokumente hinnates sellest välja püsiva väärtusega tükikese kultuuripärandit.
Kuidas dokumente hinnatakse?
Nagu avalikel arhiividel üle maailma on ka Rahvusarhiivil olemas hindamispoliitika (sedastus sellest, milline teave on väärtuslik) ning hindamisstrateegia (milliseid meetodeid kasutades otsustatakse väärtuse üle). Üleüldise infotulva tingimustes pole enam ammu võimalik igat dokumenti või teabetükki hindamiseks eraldiseisvana üle vaadata. Selleks on teised meetodid. Otsustamaks selle üle, kas dokument on väärtuslik või mitte, tuleb esmalt kaaluda nende funktsioonide ja ülesannete olulisust, mille käigus dokumendid on loodud. Seda, et näiteks koristusteenust pakkuva linnaettevõtte ja hariduspoliitikat kujundava ministeeriumi dokumendid on ühiskonnale erineva väärtusega, saab öelda ilma dokumente nägemata. Oluliste funktsioonide dokumente analüüsitakse vastavalt hindamiskriteeriumidele – teabe unikaalsus, uurimispotentsiaal, ajaraam (millisest ajaperioodist pärinevad) jms. Hindamise peamiseks tööriistaks on asutuse dokumentide loetelu. Avalikke ülesandeid täitvatele asutustele on selle pidamine Eestis kohustuslik. See liigitab dokumendid ja seob need asutuse funktsioonide ja protsessidega.
Hindamise juures on kriitilise tähtsusega otsustusprotsessi ja tulemuste võimalikult täpne dokumenteerimine – hindamisotsus. Ühelt poolt peab avalikkus aru saama, miks sellised otsused tehtud on. Tuleb ju mõista, et kui midagi valitakse välja, siis midagi jääb valimata. Teisalt peab hindamisotsus asutusele olema arusaadav ja ka rakendatav.
Taustalugemist
Arhiiviseadus
Rahvusarhiivi hindamispoliitika ja –strateegia
Hindamisotsused