Rahvusarhiivi ajaveeb

Rahvusarhiivi ajaveeb

Arhiivivormingud — arhivaali loomiseks kasutatavad failivormingud

Arhiiviväärtuslike digitaalsete dokumentide säilitamisel on tähtis, et neid oleks võimalik avada ja kasutada ka kauges tulevikus. Sellise tulemuse saavutamiseks tuleks tagada, et  püsiksid dokumendi olulised omadused. Nendele omadustele tuginedes saame edaspidi olla kindlad, et dokument on usaldusväärne ning selle sisu ja terviklikkus pole aja jooksul muutunud. Samuti võime olla veendunud, et püsib kujundus, seos teiste dokumentidega ning selle loonud asutusega.

Tuginedes nii enda kui ka rahvusvahelisele kogemusele võime öelda, et parim viis dokumenti ja selle metaandmeid säilitada on hoida selle vorming muutumatuna. Paraku pole see aga alati võimalik, mistõttu anname siinkohal omapoolseid soovitusi selleks, et digidokumendid säiliksid võimalikult terviklike ning algupärastena.

Kuidas käituda kohe õigesti?

Kui digitaalset dokumenti pole mingil põhjusel võimalik säilitada selle esialgses (loodud) vormingus ja see tuleb viia teise vormingusse, võivad vormingu muutmisel minna kaduma algse dokumendi olulised omadused. Või mis veel halvem – dokument võib muutuda (osaliselt) mitteavatavaks ehk riknenuks.

Seetõttu on kõige parem, kui jätta alles ka originaalvormingus dokument, et oleks võimalik failides olevat infot võrrelda ning vajadusel taastada konverteerimisel kaduma läinud osad. Nii saame olla kindlad, et dokument püsib terviklikuna ja selle metaandmed muutumatuna ka kauges tulevikus.

Milline on sobiv arhiivivorming ja kuidas need on need määratud?

Digidokumentide pikaajaliseks säilitamiseks soovitavate arhiivivormingute valimisel lähtusime lihtsatest põhimõtetest. Dokumendi loomiseks kasutataval tarkvaral peab olema laialdane tarkvaratugi ning avalik spetsifikatsioon. Dokumendi avamiseks on olemas mitu lihtsat, laia levikuga ja avatud lähtekoodiga kasutustarkvara. Dokumendivormingu enda spetsifikatsioon peab samuti olema avalik. Dokumendivormingul ei tohi olla litsentsi- ja kommertspiiranguid.

Kuidas toimida tõrgete korral?

Vormingute nimekiri ei kata paraku kõikide võimalike tarkvaradega loodavate dokumentide vorminguid. Võib juhtuda, et eritarkvaraga loodud arhiiviväärtuslikku dokumenti pole koheselt võimalik salvestada meie poolt ette antud vormingusse.

Sellises olukorras tuleb appi Rahvusarhiiv. Tuleb vaid võtta ühendust meie arhivaariga, et koos välja selgitada parim võimalik viis selleks, et dokumendi pikaajalise säilitamisega ei kaasneks eelpool mainitud riske.

Kokkuvõtteks – kui teie asutusel tekkib töö käigus arhiiviväärtuslikke digidokumente, soovitame vaadata meie poolt koostatud vormingute nimekirja ning salvestada ja säilitada nüüdsest dokumente neis vormingutes. Kui esineb tõrkeid, aitame nõu ja jõuga.

Kasulikke linke

Liitu Rahvusarhiivi uudiskirjaga asutustele. Praktilised teadaanded ja soovitused.

Liitu siin!



Rahvusarhiivi ajaveeb

Saada uued postitused mulle e-mailile

LisaJälgi