Rahvusarhiiv on arhiveerimise nupulevajutusega (ANV) seadnud üheks oma peamiseks eesmärgiks ning arendanud vastavalt sellele ASTRA keskkonda. Sellise arhiveerimise eesmärk on viia inimese sekkumine arhiveerimise protsessis miinimumini, et digisündinud arhivaalide üleandmine toimuks keskkonnas, kus elektroonilistest dokumendihalduse süsteem (EDHS) ja Rahvusarhiivi ASTRA teevad automaatselt koostööd.

See blogipostitus on mõeldud järjeks meie detsembrikuisele loole Uus lihtsam arhiveerimisvõimalus – arhiveerimine nupulevajutusega. Vahepealsel ajal oleme digivastuvõttudele lähenenud juhtumipõhiselt, saanud kogemusi ja teinud tähelepanekuid uute üleandmiste lihtsustamiseks.

KUIDAS DIGIAINES ASTRASSE JÕUAB?

Digiainese ASTRAsse laadimine võib toimuda:

• EDHSi ja ASTRA liidestusega;
• EDHSist väljaeksporditud XML-i edastusega koos failikataloogi struktureeritud failidega.

Mõlemal juhul saadab EDHSi arendaja Rahvusarhiivile testpaketi, mida kontrollitakse enne pärisandmete edastamist.

TÄHELEPANEK 1 – PUUDUVAD SEOSED ja HIERARHIA

Pärisandmete saabudes võib juhtuda, et arhivaalidel puuduvad seosed ja hierarhiat ei ole loodud. Sellisel juhul pole võimalik arhivaale ega nende faile arhiiviskeemi laadida. Oluline on teada, millisesse funktsiooni, sarja ja arhivaali failid kuuluvad. Kuigi testandmed võivad olla korrektsed, ei taga see, et reaalse edastuse käigus ei ilmne probleeme. Oleme siinkohal palunud asutustel enne esimest üleandmist Rahvusarhiivile testida EDHSi väljastatavat paketti pärisandmetega, sh koos vajalike metaandmetega.

TÄHELEPANEK 2 – PUUDUVAD METAANDMED

ASTRAsse digiainese üleandmisel tuleb eraldi tähelepanu pöörata metaandmetele. Asutusel endal tuleb veenduda, kas edastamiseks valitakse õiged ja kohustuslikud metaandmed. Arhivaali kohustuslikeks metaandmeteks on:

• pealkiri;
• kuupäev või piirdaatumid;
• dokumendihalduses tekkinud tähis;
• kaitstavaid andmeid sisaldav pealkiri;
• võõrkeelne pealkiri (olemasolu korral);
• juurdepääsupiirangud (vajadusel).

Kui arhivaale üle andev dokumendihaldur näiteks unustas märkida linnukese EDHSi „pealkiri“ väljale, saabusid Rahvusarhiivi arhivaalid ilma pealkirjadeta. Oluline on kindlasti ka üle kontrollida, kas Rahvusarhiivi saatmiseks on märgitud just õiged, st arhiiviväärtuslikud sarjad. Loomulikult saab Rahvusarhiiv metaandmete märkimisel ja valikute tegemisel abiks olla.

Meie kogemus digivastuvõttudega näitab, et kui metaandmete kvaliteet EDHSis on hea, siis kontrollid ja ülevaatamised lähevad kiiresti ning parandusi ja täiendusi vaja teha ei ole.

TÄHELEPANEK 3 – PALJU KOOPIAID

Ideaalne on olukord, kus iga Rahvusarhiivi saadetud fail eksisteerib ühekordselt ning koopiad failidest oleksid eemaldatud. Koopiaid võib esineda mitut moodi:

• Asutuse EDHSis on esinevad sageli nii allkirjakapslid koos failidega kui ka samad failid väljaspool allkirjakapslit. Sellisel juhul on mõistlik üleandmiseks jätta vaid allkirjastatud versioonid failidest.
• On esinenud olukordi, kus ühes allkirjakapslis olevad failid erinevad sealt väljas olevatest lisafailidest, kuid moodustavad siiski ühe arhivaali. Tegu võib olla näiteks varasemate või erinevate versioonidega samadest failidest. Siin tuleb otsustada, kas üle anda faili viimane versioon või allkirjakapsel failidega.
• Samasisulistel failidel võib esineda erinevaid faililaiendeid (näiteks docx ja pdf). Sel juhul on üleandmiseks mõistlik eelistada loomise- ehk nn originaalset vormingut. (kui fail on saadaval nii docx kui ka pdf vormingus, tuleks eelistada docx vormingut).

Kui asutuse EDHS pakub vastavaid tööriistu, saab eelnevalt kasutada näiteks failidräside kontrolli. See näitab ära, kas väljastatud XML-is toodud failiräside väärtused vastavad tegelikele failiräsidele.

TÄHELEPANEK 4 – SISUFAILIDETA ARHIVAALID

Rahvusarhiivi üleandmiseks edastatud arhivaalidel on puudunud sisufailid.

Failideta arhivaalide puhul küsime asutuselt täpsustust, suurema tehnilise probleemi korral pole välistatud ka kordusedastus. Kui faile ei leita, dokumenteerib ASTRA olukorra vajalikel kirjelduselementidel nende kasutajate jaoks, kes sellist infot peaksid tulevikus vajama.

ARHIVAALID TULEB ALAL HOIDA ÜLEANDMISE LÕPUNI

EDHSist XML väljundi genereerimisel tuleb asutusel tagada, et üle antavad dokumendid ja nende metaandmed säiliksid EDHS-is seni, kuni teave on Rahvusarhiivile kontrollitult üle antud. Valesti valitud metaandmed, osaline edastus, vajadus lisada arhivaale, serveririke, interneti- või elektrikatkestus nõuab uut edastust puuduste kõrvaldamiseks. Asutusel peab alati jääma võimalus parandada vigu ja probleemide korral teha uus edastus Rahvusarhiivile.

Pärast Rahvusarhiivile edastuse tegemist ei tohi digiainest kustutada. Digiarhivaalide üleandmise lõpetab Rahvusarhiivi koostatud vastuvõtuakt, mis fikseerib vastuvõtu ja mis edastatakse üleandjale.

Tõhus digiarhivaalide üleandmine sõltub nii EDHSi kasutajatest kui ka tehnilise liidestuse olemasolust ning koostöö sujumisest. Vajadusel nõustab Rahvusarhiiv nii asutusi kui arendajaid.