Kui asutuse arhiividokumendid on nii paber- kui digikandjatel, nimetatakse arhiivi hübriidarhiiviks. Käesolevas blogipostituses vaatame, kuidas säärase arhiiviga ringi käia.

Hübriidarhiivi toimikut, mille moodustuvad samast perioodist pärinevad ja sisu poolest seotud paber- ja digidokumendid, nimetatakse hübriidtoimikuks. Asutusel peab olema ülevaade arhiveeritud dokumentidest nii aastate kui ka sarjade kaupa ehk millisel kandjal on need tekkinud ning millisel kandjal ja süsteemis neid hallatakse. Toimiku paber- ja digiosa asukohad peavad olema hõlpsasti tuvastatavad.

Rahvusarhiiv soovitab loobuda teabe sellisel kujul hübriidsest haldamisest, kuna sellega kaasneb kulukas vajadus rakendada mõlemale kandjale kehtestatud teabe haldamise nõudeid. Vastavad nõuded kehtivad ka arhivaalide Rahvusarhiivile üle andmisel.

Mida vähem hübriidsust, seda parem. Aga kuidas seda teha, et arhiiv oleks nõuetekohaselt hallatud?

Hübriidainesega tegelemiseks soovitame otsustada ära, milliste tegevustega seotud dokumente arhiveeritakse edaspidi ainult digitaalselt. Seejärel viia varasemad ja juurde tekkivad paberdokumendid üle digikujule ning kaardistada ja vajadusel hõlmata seni väljaspool teabehalduse süsteeme olev teave.

Sest alati pole kogu asjakohane arhiiviväärtuslik teave olemas dokumendihaldussüsteemis, vaid laiali erinevatel andmekandjatel. Näiteks kirjavahetus jääb reeglina alles e-posti konto serverisse ning pildid pilve ja/või sotsiaalmeediasse.

Selline laiali paiknev arhiiviväärtuslik teave tuleb hõlmata liigitusskeemi või varasemate dokumentide osas arhiivi ülevaatesse. Pikemaajalist säilitamist vajav info tuleb salvestada püsivatele andmekandjatele.

Näide Astra liigitusskeemi tabelist.

• Kindlasti tuleb kontrollida säilikute terviklikkust sarjades. Näiteks, protokollide sari aastatest 2010 – 2015 on ladestunud kuue aastapõhise toimikuna, kus 2010. ja 2011. aastal on protokollid toimikutes läbivalt paberkandjal, 2012. ja 2013. aastal nii paberil kui digitaalsed ning 2014. ja 2015. aastast digitaalsed. Toimikud 2010, 2011, 2014 ja 2015 hallatakse algsel teabekandjal, 2012. ja 2013. aasta toimikutes tuleb paber digida ning korrastada digisäilikuna.
• Dokumendi digimisel peab arvestama ka selle tegevuse otstarbekust ja ressursikulu. Kui enamus samasse arhiivikausta kuuluvaid dokumente on digitaalsed, tuleb ka olemasolevad ja juurde tekivad paberdokumendid digitaliseerida, kuna edaspidi juurde tekkivad dokumendid on eeldatavalt digitaalsed.

Digimise protsess peab olema turvaline ning tagama teabe autentsuse, usaldusväärsuse ja terviklikkuse. Seepärast on arhiiviväärtusliku teabe osas kohustus arvestada Rahvusarhiivi nõudeid ja soovitusi, mis on toodud digiteerimise juhises.

• Dokumentide väljatrükkimine paberile võib olla eelistatud neil juhtudel, kus teabe maht on väike ja ühtse digitaalse kandja kasuks otsustamine on ebamõistlikult kulukas. Tavapäraselt on odavam ja lihtsam paberi haldamine ning seda võimalust võiks kasutada juhul, kui asutus on tegevuse lõpetanud ning arhiiv enam ei täiene.

Küsimuste korral soovitame võtta ühendust asutust nõustava arhivaar-inspektoriga või kirjutada aadressil kogumine@ra.ee.