Rahvusarhiivi ajaveeb

Rahvusarhiivi ajaveeb

Juhised dokumentide digiteerimiseks

Kuidas digiteerida asutuses loodud dokumente? Millest alustada ja mida silmas pidada? Miks seda üldse teha? Vastused neile küsimusele koos digiteerimise juhistega leiate käesolevast blogipostitusest.

Miks digiteerida?

Enamasti on põhjused dokumentide digiteerimiseks lihtsad:

  • dokumentide lihtsama kättesaadavuse tagamine
  • jooksvalt tekkivate dokumentide hõlmamine EDHS-i
  • hübriidse dokumendihalduse ühtlustamine
  • analoogkandjal dokumentide hävitamine

Ühesõnaga – digiteeritakse sellepärast, et dokumendid säiliksid, kuid ei võtaks füüsiliselt palju ruumi.

Millega digiteerimisel arvestada?

Enne tööga alustamist tuleb panna paika digiteerimise eesmärgid, vajadused ja võimalused. Läbi mõtlemist ja otsustamist vajavad järgmised punktid:

  • digiteerimise vajadus ja eesmärk
  • dokumentide tüübid ja nende erisused
  • vajaminevate seadmete olemasolu või nende soetamine
  • sobiva tarkvara olemasolu, selle soetamine ja seadistamine
  • digiteerimisega seotud töövoogude korraldamine ja planeerimine
  • rahaliste vahendite olemasolu juhul, kui planeeritakse teenuse sisseostmine

Kuidas alustada tööga?

Alustada tuleb vastavalt vanasõnale “üheksa korda mõõda, üks kord lõika”.

Niisiis tuleb kõigepealt:

  • kaardistada digiteeritava ainese tüübid
  • leppida kokku digiteerimisel tekkivad ja kasutatavad failivormingud
  • kujundada failinimede koostamiseks kindlad reeglid vastavalt juhisele
  • kujundada metaandmete lisamiseks kindlad reeglid vastavalt juhisele
  • valida sobiv olemasolev salvestuspind või otsustada selle soetamise vajadus

Kindlasti tuleks konsulteerida Rahvusarhiiviga enne, kui alustatakse just arhivaalide digiteerimisega.

Kuidas digiteerimist läbi viia?

Põhiliselt on asutustel digiteeritavaid dokumente kolme tüüpi:

  • tekstidokumendid
  • fotodokumendid
  • teksti- ja fotodokumendid

Et need erinevad dokumendid saaksid õigesti digiteeritud, tuleb järgida digiteerimise juhise peatükkides 5 ja 6 välja toodud nõudeid skanneri tarkvara seadistamise ja failivormingute kasutamise kohta.

Dokumentide digiteerimise parim praktika näeb ette, et faile ei järeltöödelda. Kui just pole vaja kujutist 90 kraadi pöörata või selle tühje servi ära lõigata, sest need pisiparandused on lubatud. Küll aga on keelatud digitaalse kujutise kvaliteedi parandamine tarkvara abil.

Kuidas kontrollida digiteerimise kvaliteeti?

Kvaliteedikontroll on oluline dokumentide autentsuse säilimiseks ja võimalike lisakulude vältimiseks. Et see sujuks laitmatult, tuleb juba enne digiteerimist panna paika:

  • kes kontrollib?
  • kui tihti kontrollitakse?
  • kuidas raporteeritakse vigadest jne?
  • kes parandab vead?

Kvaliteedikontroll aitab vältida praaki ja töö uuesti tegemist. Selleks peab kvaliteedikontroll olema jooksev tegevus.

Kust ma leian täpse juhise?

Meie koostatud arhiivi digiteerimise juhise leiad siit: Digiteerimise juhis asutustele

Kuid kuna nimetatud juhis on mõeldud vaid teksti- ja fotodokumentide digiteerimiseks, siis audio- ja videomaterjalide digiteerimist puudutavate küsimustega tuleb pöörduda Rahvusarhiivi arhivaari poole või kirjutada e-posti aadressile kogumine@ra.ee.

 

 

 



Rahvusarhiivi ajaveeb

Saada uued postitused mulle e-mailile

LisaJälgi