Kaja Pullonen, osakonnajuhataja
77 museaali arvati muuseumikogust välja, et anda need arhivaalidena Rahvusarhiivi.
Elvas asunud Tartumaa muuseumi tegevus otsustati lõpetada 2012. aastal. Muuseumi kogud anti üle Eesti Rahva Muuseumile. Arhivaaridki tutvusid suletava muuseumi kodulehega ja avastasid sealt nimekirja Rõngu õigeusu koguduse dokumentide kohta. Kirikukoguduste vanemad dokumendid on valdavas osas säilitamisel arhiivis Tartus. Ka Rõngu õigeusu koguduse arhiiv on Rahvusarhiivis olemas (EAA.1970). Rahvusarhiiv tegi ettepaneku muuseumivarade üleandmise käigus kirikudokumentide üleandmiseks avalikku arhiivi. Ühe organisatsiooni dokumendid moodustavad omavahel seotud terviku ja mõistlik on neid säilitada ühes asukohas, et uurijatel oleks neid mugav kasutada. Mõne aasta tagune muuseumiseadus aga sellist üleandmist ehk museaalide muutumist arhivaalideks ei võimaldanud. Alles pärast uue muuseumiseaduse vastuvõtmist 19.06.2013 loodi õiguslik alus museaalide andmiseks arhiivi.
Armuliku Praosti Härra kätte. Väljavõte Rõngu koguduse materjalidest
Tegevusena ei ole dokumendi museaalist arhivaaliks muutmine kuigi keeruline. Arhiiv peab olema dokumentidest huvitatud, muuseum peab olema nõus ja Kultuuriministeerium peab kokkuleppe kinnitama. Samas ei pea üleandmise algatajaks tingimata olema arhiiv. Otsustav roll dokumentide museaalist arhivaaliks saamisel on muuseumil. Muuseumides on säilitamisel palju dokumente, mis täiendavad arhiivis säilitatavat. Arhiiv on koht dokumentide hoidmiseks, muuseum pigem esemete säilitamiseks. Antud juhul oli tegu ühe muuseumi sulgemisega ning varade üleandmisega teisele, mistõttu oli ka kokkuleppe saavutamine lihtne. Dokumentide liikumiseni muuseumist arhiivi kulus siiski päris palju aega. Varade üleandmisega seoses oli vaja läbi viia inventuur, huvipakkuvad dokumendid muuseumi kogust välja sorteerida. Alles seejärel sai pöörduda ministeeriumi poole taotlusega museaalide muuseumikogust väljaarvamise kohta. Muuseumi ja arhiivi vahelise kokkuleppe kinnitas kultuuriminister 20.03.2015 oma käskkirjaga nr 66. Paari päeva pärast saabusidki museaalidest arhivaalideks saanud dokumendid Rahvusarhiivi. Lisaks Rõngu kogudusele leidus endise Tartumaa muuseumi dokumendikogus ka Rannu (EAA.1697) ja Kavilda (EAA.1931) õigeusu koguduste dokumente.
Veel korrastamata ja süstematiseerimata arhivaalid
Muuseaalide ja arhivaalide kirjeldamise ja korrastamise nõuded on erinevad isegi kui mõlemal juhul on tegu dokumentidega. Museaale kirjeldatakse tavaliselt üksikobjektina, arhivaale aga tervikliku kogumi (organisatsiooni arhiivi) osana. Arhiivi vastuvõetud dokumendid vajavad enne uurijate käsutusse andmist korrastamist ja kirjeldamist arhivaalidena. Eelmainitud kogud täienevad nii vaimulike ja nende perekonnaliikmete nimekirjade, pihiliste nimekirjade, abielueelselte dokumentide, jumalateenistuste raamatute, koguduse aruannete, kirjavahetuse, varade loetelude jmt näol peamiselt 19. saj teisest poolest kuni 20. saj keskpaigani. Dokumentide hulgas leiduvad perekonnaloolised dokumendid digiteeritakse ning nad jõuavad hiljemalt 2016. aastaks Saaga kaudu igapäevasesse kasutusse.