Rahvusarhiivi ajaveeb

Rahvusarhiivi ajaveeb

Praktilised soovitused digidokumentide haldamiseks

Koostage organisatsioonis tekkiva info liigitusskeem, pannes kirja protsessid ning iga protsessi alla seal loodava info liigid ehk sarjad (nii paberil kui digitaalselt) Näiteks: tootmine, müük (müügistrateegia, klientide andmebaas, küsitluste tulemused, toote reklaam, tellimused, müügilepingud jmt), raamatupidamine jne;

Digidokumentide jaoks seadke sisse failihalduse keskkond. Näiteks: võrguketas organisatsiooni serveris, Dropboxi tüüpi pilveteenus vmt;

Looge failihalduskeskkonda liigitusskeemile vastav kataloogistruktuur ja määrake vajadusel töötajate juurdepääsuõigused;

Looge dokumendiregister, kuhu vastavalt liigitusskeemile registreeritakse kõik organisatsioonis loodavad ja väljast saabuvad dokumendid. Kasutada võib spetsiaaltarkvara (Elektrooniline Dokumendihalduse Süsteem – EDHS) või tavalist tabelarvutust (MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets vmt);

Faile luues kajastage failinimedes andmed, mille järgi hiljem infot leida tahate. Näiteks: arvete puhul võiks failinimes olla tehingupartneri nimi, arve number ja kuupäev;

Faili lõplik versioon salvestage alati PDF (veel parem PDF/A) vmt arhiivivormingus (vt lähemalt Arhiivieeskirja lisa nr 1). See vähendab võimalust, et teie dokumendi välimus või sisu muutuvad ning fail on tõenäoliselt avatav ka pikema aja möödudes.Sama kehtib ka digiallkirjastamisel – esmalt salvestage dokument PDFiks ja siis allkirjastage PDF;
Seadke sisse regulaarne varundus ja testige aeg-ajalt sealt taastamist;

Looge digiarhiiv – eraldiseisev failihoidla, kuhu iga aasta alguses lisate eelmise (või üle-eelmise) aasta failid ja neid kirjeldava osa dokumendiregistrist;

Arhiivimaterjalist tehke mitu säilituseksemplari, mis on geograafiliselt lahutatud ja millest vähemalt üks on offline ehk arvutist lahtiühendatud. Näiteks: üks eksemplar serveris, üks avalikus pilveteenuses ja üks välisel kõvakettal;

Arvutage arhiveeritud failidele räsid. Näiteks: SHA-256, mugav tööriist on ExactFile;

Kontrollige arhiivi regulaarselt arvutades kõigis säilituskohtades olevatele failidele uuesti räsid. Kui mõni räsi erineb varasemast, siis on fail vigane – teil on aga võimalus taastada see fail teisest säilituseksemplarist.




Lisa kommentaar

Rahvusarhiivi ajaveeb

Saada uued postitused mulle e-mailile

LisaJälgi