Koostage organisatsioonis tekkiva info liigitusskeem, pannes kirja protsessid ning iga protsessi alla seal loodava info liigid ehk sarjad (nii paberil kui digitaalselt) Näiteks: tootmine, müük (müügistrateegia, klientide andmebaas, küsitluste tulemused, toote reklaam, tellimused, müügilepingud jmt), raamatupidamine jne;

Digidokumentide jaoks seadke sisse failihalduse keskkond. Näiteks: võrguketas organisatsiooni serveris, Dropboxi tüüpi pilveteenus vmt;

Looge failihalduskeskkonda liigitusskeemile vastav kataloogistruktuur ja määrake vajadusel töötajate juurdepääsuõigused;

Looge dokumendiregister, kuhu vastavalt liigitusskeemile registreeritakse kõik organisatsioonis loodavad ja väljast saabuvad dokumendid. Kasutada võib spetsiaaltarkvara (Elektrooniline Dokumendihalduse Süsteem – EDHS) või tavalist tabelarvutust (MS Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets vmt);

Faile luues kajastage failinimedes andmed, mille järgi hiljem infot leida tahate. Näiteks: arvete puhul võiks failinimes olla tehingupartneri nimi, arve number ja kuupäev;

Faili lõplik versioon salvestage alati PDF (veel parem PDF/A) vmt arhiivivormingus (vt lähemalt Arhiivieeskirja lisa nr 1). See vähendab võimalust, et teie dokumendi välimus või sisu muutuvad ning fail on tõenäoliselt avatav ka pikema aja möödudes.Sama kehtib ka digiallkirjastamisel – esmalt salvestage dokument PDFiks ja siis allkirjastage PDF;
Seadke sisse regulaarne varundus ja testige aeg-ajalt sealt taastamist;

Looge digiarhiiv – eraldiseisev failihoidla, kuhu iga aasta alguses lisate eelmise (või üle-eelmise) aasta failid ja neid kirjeldava osa dokumendiregistrist;

Arhiivimaterjalist tehke mitu säilituseksemplari, mis on geograafiliselt lahutatud ja millest vähemalt üks on offline ehk arvutist lahtiühendatud. Näiteks: üks eksemplar serveris, üks avalikus pilveteenuses ja üks välisel kõvakettal;

Arvutage arhiveeritud failidele räsid. Näiteks: SHA-256, mugav tööriist on ExactFile;

Kontrollige arhiivi regulaarselt arvutades kõigis säilituskohtades olevatele failidele uuesti räsid. Kui mõni räsi erineb varasemast, siis on fail vigane – teil on aga võimalus taastada see fail teisest säilituseksemplarist.