Rahvusarhiiv on välja töötamas lahendust tänu millele arhiiviväärtuslik teave liigub arhiivi lihtsalt ja märkamatult. Tehnoloogiaettevõte Webware OÜ on omakorda oma infohalduse tarkvarale WebDesktop arendanud võimekuse väljastada Rahvusarhiivi ASTRA andmestruktuurile vastavat XMLi digisündinud teabe arhiveerimiseks. Teave liigub siit otse Rahvusarhiivi. Selliseid nupulevajutusega saadud arhiiviväärtusega teabe infopakette on Rahvusarhiiv hetkeseisuga vastu võtnud juba 13 asutuselt.
MIS ON ANV?
Arhiveerimine nupulevajutusega tähendab, et inimese sekkumine arhiveerimise protsessi on viidud miinimumini. Sellise märkamatu arhiveerimise (seamless archiving) korral toimivad teabe loomise ja arhiveerimise infosüsteemid kooskõlas. Süsteemide loomisel või seadistamisel on teadlikult sellise funktsionaalsusega arvestatud (archiving by design). Eesti kontekstis tähendab see eelkõige asutuse dokumendihaldussüsteemi võimekust väljastada Rahvusarhiivi infosüsteemiga ühilduvaid andmepakette. Selle võimekuse pealt saab tulevikus protsessi edasi automatiseerida. Rahvusarhiiv on arhiveerimise nupulevajutusega seadnud üheks oma peamiseks eesmärgiks ning arendanud vastavalt oma ASTRA keskkonda.
MILLISED ON ANV KASUTUSELE VÕTMISE EELDUSED?
1) Rahvusarhiivi hindamisotsused on EDHSis sarja tasandil rakendatud (süsteemile peab olema teada, millised sarjad on arhiiviväärtuslikud). Erinevates EDHSides on selle rakendamine mõnevõrra erinev. Kindlasti saab selgusele suheldes arendajaga. Hindamisotsused on lihtsalt leitavad ASTRAs. Vajadusel saab abi kogumine@ra.eevõi meie arhivaar-inspektorilt, kes asutusega tegeleb.
2) EDHS-i arendaja on teinud võimalikuks teabe ekspordi ning kasutanud selleks ASTRA andmestruktuurile vastavat XMLi. Rahvusarhiivi infosüsteemidega ühilduva XML-i dokumentatsioon asub siin veebilehel. See on ANV võtmekoht, mille teostamisel on kandev roll EDHSi arendajal. astra@ra.ee aitab väljundpakettide sobivuse testimisel.
Peale nupulevajutust jääb enamus vastuvõtuprotsessist Rahvusarhiivi kanda ning asutuse tööhulk on minimaalne.
MILLISED OLEKSID ASUTUSE EDASISED SAMMUD?
Rahvusarhiivi andmestruktuurile vastava XMLi väljastamise võimekuse saab tagada EDHSi arendaja. Soovitame asutustel, kes peavad oma dokumendihaldussüsteemidest digisündinud teavet Rahvusarhiivi üle andma, konsulteerida oma EDHSi arendajaga sellise võimaluse loomiseks. Rahvusarhiivi kogemus Webware OÜga näitas ka seda, et tulemuseni saab kiiremini jõuda siis, kui mitmed sama EDHSi kasutavad asutused ühe eesmärgi nimel koostööd teevad. Edaspidi aitab see töövooge automatiseerida ja muuta arhiveerimise tõeliselt märkamatuks.
Rohkelt artikleid dokumendihalduse teemal leiab siit.