Arhiivihalduse panevad toimima kolm esmapilgul ühelaadset skeemi, mis kõik kasutavad kohati samu tasandeid (funktsioon, sari) ning sarnast ülesehituse loogikat (hierarhia). Siiski erinevad need üksteisest nii eesmärgi kui ka ülesande poolest. Liigitusskeem (LS), arhiiviülevaade (AÜ) ja arhiiviskeem (AS) moodustavad terviku, mis aitavad hallata teavet kogu selle elukaare vältel – loomise hetkest kuni arhiveerimiseni. Teeme skeemidega tutvust
| LIIGITUSSKEEM /LS/ | ARHIIVIÜLEVAADE /AÜ/ | ARHIIVISKEEM /AS/ | |
| määratlus | vahend teabe planeerimiseks ja sidumiseks selle loomiskontekstiga | ülevaade loodud ja saadud teabest | skeem arhiiviväärtusega teabe korrastusüksuste, nende tähistuste, järjestuse ja nimetuste kindlaks määramiseks |
| mida võimaldab? | teabe tõhusat loomist, hõlmamist ja hulgi haldamist asutuses | teabe leidmist ja kasutamist asutuses | arhivaalide kirjeldamist ja kasutamist avalikus arhiivis |
| seotud protsess | liigitamine | hoidmine | üleandmine |
| asutuse ülesanne | koostab ja haldab | koostab ja haldab | osaleb |
| Rahvusarhiivi ülesanne | nõustab ja kooskõlastab | nõustab | koostab ja haldab |
| kus saab hallata? | ASTRA | ASTRA | ASTRA |
Liigitusskeem – plaan, mis loob korra
Liigitusskeemi saab vaadata kui plaani. Asutuse funktsioonid ja ülesanded on üldiselt teada. Kui välja selgitada teave, mis nende ülesannete täitmisel tekib , on ka see pikalt ette prognoositav. Teavet saab nii planeerida ja siduda selle loomiskontekstiga. Tulemuseks saame loogilised kogumid teabest, millele rakenduvad samad juurdepääsutingimused ja mis on ka samade väärtustega. Võib mõelda ka nii, et kui teabehaldurid suudaksid iga teabekildu eraldi hallata, poleks liigitusskeemil mõtet. Liigitusskeem annab võimaluse teavet hulgi hallata.
Liigitusskeem on ka peamine inspiratsioon nii arhiiviülevaate kui ka arhiiviskeemi koostamiseks.
Arhiiviülevaade – aruanne teabevarast
Arhiiviülevaadet saab vaadata kui aruannet. Liigitusskeemiga planeeritud teave on siin kompaktselt koos, pakkudes ülevaadet asutuse teabevarast. Siin on kajastatud tegelikult loodud ja saadud teave ehk pilt tegelikust olukorrast. Arhiiviülevaade aitab teavet leida ja kasutada – olgu teabevajajaks siis kolleeg, juht, klient või tulevane uurija. See annab asutusele kindlustunde, milline teave on olemas ja kus see asub. Võib öelda ka nii, et kui teabehalduril oleks täpselt meeles, millist teabekildu millises kohas hoitakse, poleks arhiiviülevaatel mõtet.
Lisaks aitab arhiiviülevaade järge hoida, millal väärtusetuks muutunud teave hävitada või väärtuslik teave Rahvusarhiivile üle anda.
Arhiiviskeem – uks Rahvusarhiivi
Arhiiviskeemi on tõesti hea vaadata sissepääsuna Rahvusarhiivi. Sellega korrastatakse ja täpsustatakse arhiiviväärtuse saanud teabe tasandid, tähised, järjestused ja nimetused nii, et see õigusruumi nõuete kohaselt Rahvusarhiivile üle anda. Arhiiviskeemi loogika peab ühilduma arhiivi infosüsteemiga (AIS), sest AISi kaudu pääsevad teabele juurde arhiivikasutajad. Arhiiviskeemi koostab Rahvusarhiiv koostöös asutusega, kes väärtuslikku teavet üle annab. Võib mõelda ka nii, et kui arhiive oleks lihtne kasutada virnadesse laotud banaanikaste lapates, poleks arhiiviskeemil mõtet.
Arhiiviskeem on korduvkasutatav. See arvestab eelnevaid üleandmisi aga mugandub käsil oleva üleandmise läbi.
Astra roll – kolm ühes
Rahvusarhiivi ASTRA infosüsteemi on hea vaadata kui elektroonilist vastuvõtukeskkonda. Kuna LS-i, AÜ ja AS-i loomine, koostamine, haldamine ja kooskõlastamine on ASTRAs toetatud ning skeemide tasandid ja ülesehituse loogika on sarnased, saab ASTRAs andmeid taaskasutada. Head kasutamist!
Küsimused ja ettepanekud ASTRA arendamiseks võib julgelt saata aadressile astra(at)ra.ee