Paljudes asutustes on riiulitel kiirköitjad ja EDHSis kaustad täis välistoetuste projektide dokumente – struktuurifondidest põllumajandus- või kalanduspoliitika ja siseturvalisuse fondideni, aga ka Šveitsi ning Euroopa Majanduspiirkonna toetused. Rahvusarhiivi hindamisotsuses nr 85/2013 (Välisabi saamise ja kasutamisega seotud dokumentide arhiiviväärtuse väljaselgitamine) välja toodud välisabi ei ole suletud loetelu – otsus katab ka hiljem lisandunud programme, näiteks:
- Euroopa struktuuri- ja investeerimisfondid
- Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondid – Euroopa Regionaalarengu Fond, Ühtekuuluvusfond, Õiglase Ülemineku Fond, Euroopa Sotsiaalfond+
- Taaste- ja vastupidavusrahastu (RRF)
- Siseturvalisuspoliitika fondid – Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond (AMIF), Sisejulgeolekufond (ISF), Piirihalduse ja viisapoliitika rahastu (BMVI)
- Eesti maaelu arengukava – Euroopa Merendus- ja Kalandusfond (EMKF), Euroopa Liidu ühise põllumajanduspoliitika strateegiakava
- Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fond (EGF)
Milline teave on arhiiviväärtuslik ja millised kaustad võib säilitustähtaja möödudes kohe hävitada?
Euroopa Liidu ja muu välistoetuste kasutamisega seotud dokumente tekib riigiasutustes projektide elluviimisel väga palju. Kogu see teave ei ole aga ühesuguse tähtsusega. Rahvusarhiivi hindamisotsuse järgi on arhiiviväärtuslikud eelkõige need dokumendid, mis annavad tervikliku ja kokkuvõtliku ülevaate välisabi saamisest, selle kasutamisest ning tulemustest. Need kajastavad, millistel tingimustel toetust anti, kuidas programme ja projekte ellu viidi ning millist mõju rahastatud tegevused ühiskonnale avaldasid.
Seetõttu pakuvad uurimishuvi peamiselt strateegilise ja juhtimistasandi dokumendid – näiteks rahastamisotsused, aruanded, auditid, hindamised ja programmide juhtimisega seotud protokollid.
Välistoetuste arhiiviväärtuslik teave
Asutus, mille pädevuses oli Eestis programmi, meetme või projekti taotlemine, koostamine, koordineerimine, Vabariigi Valitsuses heakskiitmine või välisabi andjale / Euroopa Komisjonile esitamine (näiteks Vabariigi Valitsus, Rahandusministeerium, Riigikantselei, valdkondlik ministeerium või – juhul kui õigusraamistik seda ette nägi – korraldusasutus).
- Rahastamisotsused ja lepingud, millega välisabi andja otsustab projekti või programmi rahastamise
Korraldusasutus / auditeeriv asutus. Näiteks Rahandusministeerium, RTK, Sotsiaalministeerium, Siseministeerium, Regionaal- ja Põllumajandusministeerium.
- Rahastamisotsuste iga-aastased ja lõpparuanded
- Auditeerimise iga-aastased ja lõpparuanded, järelevalve aruanded
- Rahastamisotsuse elluviimise mõjude hindamise aruanded (sh struktuuritoetuse rakenduskavade hindamisaruanded)
- Aastakoosolekute protokollid
- Hindamise juhtkomisjoni protokollid
- Juhtkomitee protokollid (alates 2014)
- Rakenduskava seire aastaaruanded (alates 2014)
- Rakenduskava seirekomisjoni protokollid (alates 2014)
Juhtministeeriumid 2007–2013. Haridus- ja Teadusministeerium, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Keskkonnaministeerium.
- Rakenduskava seire aastaaruanded ja lõpparuanded
- Juhtkomisjoni protokollid
- Rakenduskava seirekomisjoni protokollid
Rakendusasutused
- Prioriteetse suuna seirearuanded
- Meetme seirearuanded
- Prioriteetse suuna hindamisaruanded
- Valdkonnapõhised hindamisaruanded
- Prioriteetse suuna seirekomisjoni protokollid
- Meetme rakendamise komisjoni protokollid
Rakendusüksused
- Näidised projektitoimikutest (rakendusüksustes – rahastamisotsuse raames meetme kohta kuni kolm toimikut, mis on lõpetatud hiljemalt 31.12.2016)
Arhiiviväärtuslikud ei ole projektide igapäevase elluviimise käigus tekkinud töö- ja kuludokumendid, mida toetuse saajad oma asutustes säilitavad. Need dokumendid on vajalikud eelkõige projekti haldamiseks ja kontrollimiseks ning kuuluvad hävitamisele ettenähtud tähtajal.
Kui Sa pole kindel, kas Sinu asutus on mõnel konkreetsel rahastusperioodil olnud rakendusasutus või -üksus ning milliste meetmetega seotud teave peab olema säilinud, siis uuri arhivaar-inspektorilt – meil on see info olemas