Rahvusarhiiv avas 2019. aasta märtsis partneritega koostöö hõlbustamiseks ASTRA keskkonna.
Arhiivi plaan on arendada ASTRAt nõnda, et see võimaldaks läbi viia enamikku arhivaalidega seotud arhiivihaldusprotsesse. Asutustele tähendab see eelkõige mugavust, sest kõik vajalikud toimingud Rahvusarhiivi suunal alates teabe liigitamisest ja hindamisest ning lõpetades arhivaalide üleandmisega saab edaspidi teha ASTRAs.
Suurim väljakutse arendustöös on digisündinud arhivaalide vastuvõtt. Soovime, et see saaks edaspidi toimuda nupulevajutusega. Soovi teostumiseks on vaja koostööd asutuste ja Rahvusarhiivi vahel ning süsteemide laitmatut ühildumist.
Mis on ASTRA?
ASTRA (ASutuste Töö RAhvusarhiiviga) on digitaalne töökeskkond, kus asutus annab arhiivile üle arhiiviväärtuslikke dokumente. ASTRA standardid ja tööpõhimõtted on sõnastatud arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas.
Sissepääsu ASTRAsse leiad meie veebilehelt.
Oleme ASTRAt arendanud mõeldes eelkõige koostööle arhiivimoodustajatega. Arhiivimoodustaja on asutus, kus igapäevaselt luuakse arhiiviväärtuslikke dokumente ja kellele kehtivad veidi teised arhiivieeskirja nõuded (arhivaalide üleandmine, liigitusskeemi kooskõlastamine) kui teistele asutustele. Seda, kas teie asutus on arhiivimoodustaja või mitte, saad kontrollida ASTRA sisselogimise lehelt lingilt kontrolli asutust.
Miks ASTRAt vaja on?
ASTRA eesmärk on dokumentide hindamise ja liigitusskeemide kooskõlastamise käigus Rahvusarhiivi jõudva teabe kasutamine kirjelduste loomise ja arhivaalide üleandmise lihtsustamiseks.
Seni eraldi seisnud liigitusskeemide loomise ja kooskõlastamise, dokumentide hindamise ja arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamise protsessid on ASTRAs pandud toimima ühe seotud tervikuna.
Mida ASTRAs teha saab?
Asutus saab ASTRAs:
– koostada nõuetekohase liigitusskeemi ning hallata seda kogu liigitusskeemi kehtimise aja vältel;
– kooskõlastada liigitusskeemi Rahvusarhiiviga;
– toimetada liigitusskeemi asutuse juhile käskkirjaga kinnitamiseks;
– näha ülevaadet asutuse kohta kehtivatest hindamisotsustest ja teabest, milline osa dokumentidest on arhiiviväärtuslik.
Juba nüüd saab alustada paberahivaalide üleandmisprotsessi, seal hulgas:
– kokku leppida arhiiviskeem (arhiiviskeemi saab ASTRAst);
– kirjeldada üleantavat arhiiviainest;
– dokumenteerida üleandmist aktiga.
Kuidas toimida, kui kasutusel on UAM (universaalne arhiveerimismoodul)?
Kui asutus kasutab mis tahes eesmärkidel UAMi, on mõistlik kasutada seda edasi, sest UAM ühildub ASTRAga täielikult. Kui asutus alles plaanib koostööd Rahvusarhiiviga, on targem alustada kohe ASTRAs.
Rahvusarhiiv arendab ASTRAt selliselt, et kui dokumendihaldussüsteem suudab dokumente ja metaandmeid eksportida UAMi jaoks, siis suudab ta seda ka ASTRA jaoks. Kõik, mis töötas UAMis, peab hakkama ja hakkabki tööle ka ASTRAs. UAMi toimimine on tagatud seni, kuni leidub kasutajaid.
Mida asutus kohe teha saab?
Lisada ennast ASTRA kasutajaks. Konto seotakse teie asutusega ja juba näetegi oma asutuse andmeid (osa arhiivikirjeldusest), seotud andmekogusid ja kehtivaid hindamisotsuseid ning vajalikke kontakte nõuannete saamiseks.
Alustada liigitusskeemi sisestamist. See on hädavajalik, et edaspidi arhivaalide üleandmine oleks lihtne ja sujuv ning kirjelduste koostamisele kuluks võimalikult vähe aega.
Alustada paberarhivaalide üleandmist. ASTRA on selleks valmis. Saate meie poolt arhiiviskeemi, vajaliku nõustamise ning kindluse, et kõik käib nõuetekohaselt.
Aita kaasa ASTRA arendusele!
Muud olulist
- NB! Muudatus kogumispõhimõtetes: paberarhivaalide korrastamisel ei nõua Rahvusarhiiv enam säilikulehtede nummerdamist.
- Tutvu digimisjuhise kavandiga siin ja anna tagasiside hiljemalt 31. märtsiks.
Kontaktid:
– ASTRA küsimuste korral astra@ra.ee
– Üleandmise küsimuste korral kogumine@ra.ee