Millest alustada?
Kuigi täna tekivad ettevõtete ja organisatsioonide dokumendid digitaalselt, on paljudel, eriti pikema ajalooga asutustel olemas varasemast ajast dokumente ka paberil ning erinevatel analoogkandjatel. Suurem osa neist pärineb 1990. ja 2000. aastatest ning on korrastamata kujul ladestunud kas eraldi ruumi, kappidesse, sahtlitesse ning võimalik, et isegi töötajate juurde kodudesse. Esmaseks on seega dokumentide kokku kogumine.
Kuidas dokumente liigitada?
Enne paberivirnade kallale asumist tasub läbi mõelda ettevõtte või organisatsiooni tegevusvaldkonnad ja protsessid, see hõlbustab dokumentide liigitamist. Tuleb määrata kindlaks kas tegu on asutuse tugifunktsioonide (personalitöö, raamatupidamine) või põhifunktsioonidega (sõltuvalt ettevõtte eripärast nt. tootmine, kirjastamine, ürituste korraldamine, müük). Kui asutus või ettevõte on loonud digitaalsete dokumentide haldamiseks süsteemi (dokumentide loetelu või registrid), võib sellest ka varasema pabermaailma haldamisel kasu olla. Oluline on, et säiliksid dokumentide omavahelised seosed.
Dokumentide korrastamisel tuleb sõnastada dokumendiliigid ning dokumendid vastavalt sellele rühmitada. Näiteks funktsiooni Ettevõtte töö korraldamine alla moodustuvad sarjad ehk suuremad dokumentide grupid: 1) juhatuse koosolekute protokollid, 2) lepingud, 3) käskkirjad jne. Niiviisi rühmitatud dokumentidest moodustuvad arhiivi korrastamisel säilikud.
Mida teha dokumentidega, mis pole paberil?
1990. ja 2000. aastate dokumendid võivad sageli olla salvestatud erinevatele, juba ajaloolise hõnguga andmekandjatele. Flopid, vanad kõvakettad ja CD-plaadid võivad sisaldada nii vanu tegevusdokumente, kirjavahetust, fotosid, käsikirju, ettevõtte seisukohast olulisi alusmaterjale jm. Nii tark- kui riistvara kiire aegumise tõttu on vajalik kättesaadava teabe erinevatelt andmekandjatelt arhiivipüsivatesse vormingutesse salvestamine.
Kui kaua tuleb dokumente säilitada?
Dokumentide säilitustähtajad tulenevad kas seadustest või ettevõtte poolt antavast hinnangust dokumendi olulisusele. Lisaks igapäevatöös vajalikule töömälule peaks tähtaegu määrates mõtlema ka ettevõtte ajaloo säilitamisele. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada – see säästab ressursse ja arhiiv on paremini hallatav.
Seadustest tulenevad kohustused dokumentide säilitamisel
Kus ja kuidas dokumente säilitada?
Arhiivisäilikute korrastamisel tuleb dokumendid kilekaante ja kiirköitjate seest välja võtta ja paigutada arhiivipüsivast materjalist mappidesse ja karpidesse. Metallist klambrid on vaja eemaldada ja ajas kustuvatest faksipaberitest tuleb säilitamiseks teha koopiad.
Säiliku sees järjestatakse dokumendid üldjuhul kronoloogiliselt, säiliku kaanele kantakse identifitseeriv number, pealkiri ja piirdaatumid. Säiliku paksus võiks maksimaalselt olla kuni kolm sentimeetrit, seega võib üks paksem kiirköitja jaguneda mitmesse säilikusse (või ka vastupidi, et säilik koondab mitut toimikut).
Arhiivi tuleb hoiustada tolmu ja päikesevalguse ning võimalike veekahjustuste eest kaitstult.
Kuidas arhiivist vajalikku üles leida?
Arhiivist ülevaate saamiseks ja otsitava kiireks leidmiseks tuleb koostada niiöelda sisukord ehk säilikute loetelu, kuhu kantakse nii sarjade pealkirjad, säilikute/toimikute numbrid, pealkirjad ja piirdaatumid. Ka võimalike märkuste jaoks (näiteks digitaalne säilik, säiliku asukoht vmt) peaks loetelus olema oma koht.
Mida teha fotode ja videotega?
Arhiiviga töötades ei tohi unustada audiovisuaalset materjali, mis samuti dokumenteerib ettevõtte tegevust: hindamatu osa ajaloost moodustavad nii video uue hoone avamisest, fotod korraldatud sündmustest kui ka igapäevatööd kujutavad ülesvõtted, millesse tuleb suhtuda samamoodi kui kirjalikku dokumenti ning need samuti säilikute loetellu kanda. Visuaalse materjali puhul on eriti oluline, et oleks jäädvustatud teave sündmuse, koha, aja, jäädvustatud isikute, autori jm kohta, mida aastate möödudes enam võimalik taastada ei ole. Selleks sobib ka lihtne exceli tabelis peetav register. Kindlasti tuleb fotod välja võtta kiletaskutega albumitest ja panna arhiivipüsivatesse ümbrikutesse. VHS-I, helikassettide jm puhul tuleks väärtuslik materjal digiteerida, lintide vananemise ja esitusseadmete hääbumise tõttu on need dokumendid iseäranis suures hävimisohus.