Rahvusarhiivi ajaveeb

Rahvusarhiivi ajaveeb

Digitaalsete dokumentide haldamine

Tänapäeval on üha suurem osa, et mitte öelda peaaegu kogu teave loodud digitaalselt. Sellest ei saa mööda vaadata ei Rahvusarhiiv Eesti ühiskonna kirjaliku mälu talletajana ega ka mitte ükski teavet loov asutus, organisatsioon või isik. Juba viimased kümme aastat on Rahvusarhiivi üks tähtsamaid arendusülesandeid olnud täisfunktsionaalse digitaalarhiivi loomine ja töölerakendamine teabe pikaajalise, aastakümneid ja -sadu vältava autentse säilitamise tarvis. Väga oluliseks peame ka digitaalarhiivi loomise ja haldamise käigus saadud kogemuste baasil nõustamise pakkumist digitaalarhiivinduse alal.

Vähemalt seadustes ettenähtud ulatuses peavad digitaalse teabe haldamise ja säilimise peale mõtlema kõik organisatsioonid, nii asutused, äriettevõtted kui ka mittetulundusühingud. Kogu teave ei jõua küll kunagi Rahvusarhiivi hoidlatesse, kuid õiguste tõendamiseks ning kohustuste täitmiseks, aga ka organisatsiooni ajaloo väärtustamiseks tuleb digitaalse infoga vastutustundlikult ümber käia. Toimiv dokumentide haldamine aitab hoida kokku väärtuslikke ressursse – aega, ruumi ja raha.

Paberivaba kontor paistab küll odav ja muretu, kuid digitaalsete dokumentide läbimõtlemata haldamine võib osutuda keerulisemaks, riskantsemaks ja kallimaks kui sajandeid praktiseeritud paberdokumentide hoidmine. Samas on turul mitmeid teenusepakkujaid, kes aitavad oma tarkvaraliste lahendustega digitaalsete dokumentide haldamise lihtsamaks ja ülevaatlikumaks muuta. Lisaks neile on tõhusaid ja tasuta, kõigile kasutamiseks mõeldud tarkvaralahendusi välja töötamas nii Rahvusarhiiv, teiste riikide arhiivid kui ka rahvusvahelised meeskonnad Euroopa Liidu projektide raames.

Failide säilimise teeb keeruliseks eelkõige kiiresti aeguv riist- ja tarkvara, firmapärased vormingud, andmekandjate lühike eluiga ning kallis ja pidevalt muutuv tehnoloogia. Rahvusarhiiv kasutab digitaalse ainese pikaajalisel säilitamisel migreerimisstrateegiat. See tähendab, et dokumente hoitakse alati kujul, mis on lihtsalt kasutatavad hetkel laialt levinud riist- ja tarkvara abil. Läbi erinevate failivormingute analüüsimise on koostatud nn arhiivivormingute loetelu, mis sisaldab pikaajalise säilitamise mõttes enim soovitatavaid failivorminguid. Oluline osa on ka digitaalsete dokumentide kirjeldustel ehk metaandmetel. Kõik Rahvusarhiivis säilitatavad digitaalsed arhivaalid on põhjalikult kirjeldatud nii, et oleks võimalik nende lihtne leidmine, haldamine ka kasutamine.




Lisa kommentaar

Rahvusarhiivi ajaveeb

Saada uued postitused mulle e-mailile

LisaJälgi